Ausgangslage

Der Kunde ist eine berufsständische Körperschaft des öffentlichen Rechts dessen Mitglieder regionale berufsständische Kammern sind. Der Kunde führt ein Projekt durch, welches aus mehreren Einzelprojekten besteht, die von unterschiedlichen Dienstleistern betreut werden und als Ziel ein digitales Urkundenarchiv bereitzustellen ist. Die Vielzahl der im Projekt involvierten Dienstleister, verbunden mit einer hohen Anzahl von Teilprojekten und Interdependenzen, führt zu einer hohen Programmkomplexität und Unsicherheiten in der Einschätzung der Lieferfähigkeit des Programms.

Zielsetzung

Das Programm soll einem externen Review unterzogen werden, um das methodische Setup des Programmes zu bewerten, Risiken, Hindernisse und Potentiale zur Effektivitäts- und Effizienzsteigerungen zu identifizieren. In einem abschließenden Schritt sollen Optimierungsvorschläge und Maßnahmen zu deren Umsetzung unterbreitet werden.

Vorgehen

Die vorhandenen Projekt- und Programmdokumente wurden für einen ersten Überblick gesichtet und das daraus entstehende Bild in über 28 Interviews und der Teilnahme an mehr als 20 operativen Projektmeetings überprüft und aktualisiert. Die Beobachtungen wurden in 12 Themenfeldern zusammengefasst und fünf Maßnahmengruppen erarbeitet um das Optimierungspotential in den einzelnen Themenfeldern zu heben.

Ergebnis und Lessons Learned

Die über einen Zeitraum von zwei Monaten durchgeführte Überprüfung ergab, dass das Programm mit den gegenwärtigen Strukturen nicht fortgeführt werden sollte. Im Rahmen der Vorstellung des Abschlussberichts wurden dem Kunden drei Optionen – jeweils mit Risiken, Vorteilen und einer Bewertung zu den Erfolgsaussichten – zur Weiterführung des Programms zur Entscheidung vorgelegt.