IT Sourcing Strategie

IT Sourcing Strategie

Mit über 1 Mrd. EUR Jahresumsatz und Präsenzen in über 50 Ländern ist der Kunde eines der weltweit führenden Handelsunternehmen für hochwertige Werkzeuge.

Das Geschäftsmodell ist stark auf spezialisierten Direktvertrieb und eCommerce-​Kanäle ausgerichtet, die sich an einem jährlich erscheinenden Katalog orientieren und welcher als Instanz in der Branche gilt. Um auch für die Zukunft gewappnet zu sein, ist die Digitalisierung der Unternehmensgruppe ein zentrales Thema.

Ziel

Getrieben durch die Digitalisierung und im Kontext einer laufenden Novellierung der Unternehmensstrategie war es für die IT notwendig, kurzfristig eine fundierte Sicht auf die eigenen Strukturen zur Leistungserbringung zu erhalten.

Gespiegelt an Markterfahrungen sollten strategische Handlungsoptionen und Entwicklungsmöglichkeiten geprüft werden. Kernpunkt der Untersuchung sollte dabei die IT-​Sourcing-​Situation (Make/​Buy-​Schnitt) sein.

Vorgehen

Durch Interviews mit IT-​Verantwortlichen, Sichtung von Dokumenten und Durchführung von Workshops wurde eine strukturierte Ist-​Aufnahme der IT durchgeführt.

Hierbei lag das Augenmerk einerseits auf den Kapazitäten und Fähigkeiten der internen IT und andererseits auf der Struktur der bestehenden Dienstleisterlandschaft. In Abgleich mit den strategischen Anforderungen an die IT wurden auf dieser Basis einzelne Handlungsfelder identifiziert und priorisiert.

Unter Berücksichtigung plausibler Handlungsoptionen anhand von Markterfahrungen wurde daraus ein Sourcing-​Zielbild abgeleitet. Der Weg von Ist- zu Zielsituation wurde durch eine detaillierte Maßnahmenplanung skizziert und priorisiert.

Ergebnis und Lessons Learned

Mit dem Vorliegen der abgestimmten IT-​Sourcing-​Strategie wurde eine klare Entwicklungsperspektive für die IT definiert und unmittelbar umsetzbare Folgeprojekte beschrieben, die den Weg für die kommenden 3 Jahre vorzeichnen.

Das Ergebnis wurde dem Vorstand vorgestellt und bestätigt. Die erfolgreiche Zusammenarbeit mit MINDEIGHT konnte in Folgeprojekten fortgeführt werden.

IT Cluster Strategie

IT Cluster Strategie

Ausgangslage

Der Kunde ist ein führender Hersteller für Drähte, Kabel und Bordnetz-​Systeme. Über Jahre des Wachstums hat sich eine heterogene, traditionell gewachsene dezentrale IT-​Struktur entwickelt. Die IT wird größtenteils derzeit durch den Kunden allein intern bereitgestellt und betreut.

Zielsetzung

Das Ziel war es, eine weltweite Cluster-​Strategie gemeinsam mit MINDEIGHT zu entwickeln basierend auf einer transparenten Analyse der Ist-​Situation. Unter anderem sollten in einer zukünftig im Kern zentral geführten IT weltweite End-​to-​End IT-​Prozesse geschaffen, die Transparenz erhöht und der Service verbessert werden. Auch sollte durch die Cluster-​Strategie die IT fit für zukünftige Herausforderungen gemacht werden.

Vorgehen

Auf der Grundlage von vier Kernkriterien – Qualität, Kapazität, Agilität und Standardisierung – wurde die Ist-​Situation aufgenommen und bewertet. Anschließend wurde ein Servicemodell für den Kunden entwickelt, welches speziell auf die Anforderungen vom Kunden abgestimmt wurde. Ebenfalls wurde eine Sourcing-​Map für jede einzelne Domain bzw. alle Services erstellt. So konnte das für den Kunden am besten geeignete Make-​or-​Buy-​Szenario festgelegt werden, das sowohl den traditionell gewachsenen Strukturen in den Regionen aber auch in der Zentrale gerecht wird und trotzdem wettbewerbsfähig ist.

Ergebnis und Lessons Learned

Eine robuste und zukunftsfähige IT Cluster-​Strategie war das Ergebnis der Zusammenarbeit mit MINDEIGHT. Die vormals dezentrale IT-​Organisation kann auch durch die Cluster-​Strategie transparent und fit für zukünftige Anforderungen gemacht werden.

Workplace Management Sourcing

Workplace Management Sourcing

Ausgangslage

Der Kunde ist ein deutscher Automobilzulieferer für Dachelemente mit einem Umsatz von mehr als 3,5 Mrd. € und über 10.000 Mitarbeitern weltweit. Er zählt zu den weltweit 100 größten Zulieferern für den Bereich Automotive.

Zielsetzung

Das Ziel des Projektes war es, eine Ausschreibung für den Bereich Workplace Management und angrenzende Leistungsbereiche durchzuführen und so einen veralteten und inflexiblen OutsourcingVertrag mit einem langjährigen Dienstleister zu ersetzen. Die dezentrale Organisationsstruktur führte dabei zu besonderen Herausforderungen im Bereich der Leistungsbeschreibung für IT-​Workplace-​Services.

Vorgehen

Auf Basis einer revidierten IT-​Sourcing-​Strategie war es die Aufgabe, die Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung zu begleiten. Der integrierte MINDEIGHT Sourcing Ansatz diente als Basis und wurde auf die individuellen Anforderungen des Kunden abgestimmt. Im Fokus standen im Besonderen die Steuerung und Erbringung des gesamten Customer Service mit Schwerpunkt Helpdesk, 2nd /​ 3rd Level Support, IMAC/​D, sowie Break & Fix. Weiterhin standen Voice, Storage, LAN/​WLAN, Server, Datenbanken, Software-​Verteilung sowie Patchmanagement im Vordergrund. Aber auch Manufacturing Execution Systems waren ein Thema. Im Rahmen des Sourcing-​Vorgehens wurden die Anforderungen nach Domains zusammengestellt und der Request for Proposal vorbereitet, nach Auswahl der Anbieter (Longlist) die detaillierte Angebotsauswertung über Interviews und geeignete Bewertungsschemata begleitet und zu einer Shortlist verdichtet.

Ergebnis und Lessons Learned

Das Ergebnis war ein neuer Dienstleister für den Bereich Workplace Management, welcher vollständig die Erwartungen des Kunden erfüllt. Die Ausschreibung wurde durch die gute Vorbereitung effizient und effektiv durchgeführt. Die Transition verlief reibungslos und im Rahmen der Erwartungen.

Kundenfeedback

Der Kunde war initial auf der Suche nach einem Berater, der sie auf der Suche nach einem neuen Dienstleister für die Erbringung der Workplace Services im Bereich Systematik und Know-​how unterstützen konnte. MINDEIGHT gab, nach Meinung des Kunden, dem gesamten Prozess nicht nur eine effiziente Struktur und hat mit wertvollem Know-​how zu den Anbietern und dem IT-​Workplace unterstützt, sondern war darüber hinaus auch die persönliche Zusammenarbeit sehr wertstiftend. Man werde MINDEIGHT auch in Zukunft gerne wiederbeauftragen.

Digital Platform Framework und Governance

Digital Platform Framework und Governance

Ausgangslage

Der Kunde ist ein weltweit agierendes deutsches DAX 30 Unternehmen mit einem zweistelligem Milliardenumsatz und weltweit mehr als 100.000 Mitarbeitern. Er besteht aus verschiedenen, deutlich abgegrenzten Geschäftsfeldern, die über eigenständige ITEinheiten verfügen und deutlich variierende Reifegrade im Einsatz von Cloudlösungen haben.

Zielsetzung

Das Ziel dieses Projektes war es, mit MINDEIGHT das konzernweite Verständnis für Cloud-​Lösungen zu harmonisieren und unternehmensweite Akzeptanz herzustellen. Darüber hinaus sollte ein einheitliches Vorgehensmodell für die Auswahl, Implementierung und Nutzung von Cloud-​Lösungen entwickelt werden. Dies umfasst die Verankerung des definierten Vorgehensmodells in existierenden Gremien und Strukturen, die Planung und Vorbereitung von Prozessen sowie die Feststellung des organisatorischen Änderungsbedarfs im Hinblick auf Ressourcen und Kompetenzen.

Vorgehen

Zur Ermittlung der Ausgangssituation wurden eine umfassende Analyse bestehender Pilotprojekte mit Cloud-​Charakter, eine Sichtung bestehender Prozesse sowie gezielte Stakeholder Interviews durchgeführt. Daraus wurde in Zusammenarbeit mit der IT-​Architektur-​Community eine einheitliche Definition von Cloud abgeleitet und zielgruppenspezifisch aufbereitet. Ergänzend wurden Workshops mit allen Geschäftsbereichen durchgeführt, um aus dem Verständnis und der Lösungslandschaft eine allgemein akzeptierte Cloud-​Strategie zu definieren. Auf dieser Grundlage wurde ein konzernweites Rollen- und Verantwortlichkeitsmodell abgeleitet, das bestehende Prozesse so weit wie möglich integriert. Um die unmittelbare Effektivität der neuen Strukturen zu ermöglichen, wurden im Rahmen des Projektes Werkzeuge und Checklisten zur Bewertung von Cloud-​Anbietern entwickelt und auf bereits im Einsatz befindliche Cloudanbieter angewendet.

Ergebnis und Lessons Learned

Ein konzernweites und einheitliches Verständnis für das Thema Cloud wurde in Form einer vorstandstauglichen Unterlage als Cloud-​Story abgebildet. Für die Umsetzung des zukünftigen Steuerungsmodells wurde eine Implementierungsplanung entwickelt und unmittelbar nutzbare Vorlagen bereitgestellt. Eine dem Projekt nachgelagerte Gremienentscheidung hat das entwickelte Modell bestätigt und die Schaffung eines Cloud-​Kompetenzteams beschlossen.

Kundenfeedback

Den Leiter der Bereiche Strategie, Governance , Digitalisierung und Architektur des Kunden erfreute besonders, dass man, rund um das Themenfeld Cloud, eine vielfältige Interessenlage zu einem gemeinsamen Ansatz verbinden konnte. Weiter lobte er, dass das erarbeitete zentrale Digital Governance Framework die Corpoate IT als „Department of Yes“ in einer konstruktiven und positiven Rolle gegenüber den Geschäftsfeldern positioniert.

Management der Transition

Management der Transition

Ausgangslage

Der Kunde ist ein weltweit tätiger Hersteller von Landwirtschaftsgeräten mit über 100 Standorten in 40 Ländern. Mit fast 5.000 Mitarbeitern erwirtschaftet das Unternehmen mehr als 1 Mrd. € Umsatz. Der Kunde ist weltweit führend in seinen Märkten und bedient diverse digitale Use-​Cases für Technologien in der Landwirtschaft.

Zielsetzung

Der Kunde verfolgte das Ziel, seine IT-​Kosten zu optimieren und entschied sich dazu das eigene Delivery Model zu transformieren und mit zwei großen Outsourcing Partnern zusammenzuarbeiten, um das aktuelle interne Service Delivery Model zu ersetzen. MINDEIGHT wurde engagiert, um beim Transformationsprozess auf Kundenseite zu unterstützen und die Übergabe der aktuellen IT zu koordinieren und zu steuern.

Vorgehen

MINDEIGHT übernahm im Rahmen dieses Projektes, als Folgeprojekt der Planung, das operative Transformationsmanagement. Hierbei unterstützte MINDEIGHT den Kunden in allen fachlichen Bereichen der Transformation. Ebenfalls wurden kleinere Projekte im Rahmen der Transformation umgesetzt. Zu diesen zählte die Verfeinerung der Verträge und Abstimmung von SLAs.

Ergebnis und Lessons Learned

Das Ergebnis der Transformation ist ein gelungener Übergang in den “Future Mode of Operation”. Externe Dienstleister übernahmen die outgesourcten Bereiche der IT. Der Betrieb, inklusive der SLAs und Prozesse, war abgestimmt und nahm seine Funktion auf.